Aktualności

Co to jest OUTSOURCING IT i czy warto z tego zastosowania korzystać?

Według Głównego Urzędu Statystycznego w 2018 roku ponad 94% polskich przedsiębiorstw wykorzystywało do swojej codziennej pracy komputery oraz oprogramowanie. Oznacza to, że funkcjonowanie firm na naszym rodzimym rynku uwarunkowane jest niezawodnością wykorzystywanych urządzeń oraz doborem odpowiedniego oprogramowania.

Prędzej czy później zagadnienia informatyczne staną na drodze każdego przedsiębiorcy. Z tego właśnie względu, outsourcing usług IT stał się ostatnio coraz bardziej powszechnym rozwiązaniem. 

Z „Badania usług IT” przeprowadzonego pod koniec 2017 roku wśród polskich i zagranicznych firm działających w Polsce przez BCC wynika, że 67% badanych korzysta z usług outsourcingu do regularnej administracji częścią/całością systemów

Badanie rynku usług IT

Nie możemy zatem mówić o outsourcingu w kontekście mody, która zmieni się za kilka lat i zostanie zapomniana. Każda firma, której zależy na innowacyjności w swojej podstawowej działalności, będzie musiała w końcu podjąć decyzję o outsourcingu. A więc – outsourcing to strategia, którą stosują firmy myślące przyszłościowo.

Outsourcingu usług IT – co to jest?

Czym tak na prawdę jest outsourcing informatyczny? Według nomenklatury akademickiej outsourcing oznacza przekazanie konkretnych obowiązków podmiotem zewnętrznym / specjalistom dla których jest to zazwyczaj podstawowy rodzaj działalności. Innymi słowy – jeżeli jest ktoś kto może to zrobić lepiej od nas, to niech to dla nas zrobi.

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”

Henry Ford

Outsourcing IT – elementy składowe oferty.

Jeśli zdecydujesz się na pomocy zewnętrzną w procesach biznesowych, ważne jest, abyś na początku poznał elementy składowe, które mogą wpłynąć na cenę finalną usługi.
Pierwszym z nich jest oczywiście doświadczenie danej firmy; ile lat dana firma jest na rynku, jakich klientów obsługuje, jakich specjalistów zatrudnia oraz czy posiada pozytywne referencje. Odpowiedni dobór firmy może się okazać kluczowym czynnikiem przy końcowej ocenie usługi. Co z tego, że zdecydujemy się na najtańszą ofertę na rynku, skoro w krytycznym momencie np. awaria systemów – podmiot zewnętrzny nie będzie w stanie nam pomóc?

Drugim czynnikiem, który wpływa na cenę usługi jest oczywiście obszar świadczonych usług. W zakresie outsourcing IT mieści się całe spectrum zadań, które można przerzucić na zewnętrzną jednostkę. Zaczynając od przygotowani strony internetowej, skończywszy na administrowaniu serwerami, zwiększeniu bezpieczeństwa czy też zaprojektowanie nowego rozwiązania. Dlatego, jeśli firma planuje posiłkować się pomocą firm zewnętrznych w formie outsourcingu IT, to koniecznym jest dokładne określenie własnych potrzeb.
Trzecim i zarazem ostatnim składnikiem na który naszym zdaniem warto zwrócić uwagę jest forma korzystania ze wsparcia IT – czy decydujemy się tylko i wyłącznie na jednorazową usługę czy też na stałą pomoc np. w postaci abonamentu. Dobór tego elementu będzie zapewne wysoce skorelowany z zakresem usług, który chcemy oddelegować.

Jakie płyną korzyści z wynajmowania specjalisty do rozwiązania Twoich problemów IT?

Według Harris Interactive, prawie 3/4 wszystkich firm przynajmniej raz korzystało z outsourcingu usług IT. Co sprawia, że outsourcing usług IT jest dzisiaj tak często wykorzystywany?
Wysoki odsetek przedsiębiorców, którzy dostrzegają potencjał wynikający z outsourcingu usług IT jest wynikiem aktualnej sytuacji rynkowej. Obecne czasy wymagają od firm nie tylko odważnych decyzji ale i również szybkich działań a tym samym sprawnych wdrożeń. Rozwój gospodarki, ewolucja technologiczna czy procesy globalizacji sprzyjają rozwojowi branży w tempie, który jeszcze parę lat temu było niemożliwe. Organizacje, które chcą nadążać za stale zmieniającymi się wymaganiami konsumentów oraz klientów powinny w sposób ciągły unowocześniać swoje produkty i usługi.
Wyścig ten z jednej strony prowadzi do wręcz nieograniczonego poziomu rozwoju, z drugiej jednak strony należy pamiętać o zaawansowanych systemach informatycznych, które wymagają ciągłego monitoringu – zarówno technicznego (np. w celu zapobieganiu przeciążeniom), jak i funkcjonalnego (np. ciągłe unowocześnianie systemów)

W przeprowadzonych „Badania Rynku Outsourcingu”, respondenci argumentują, że główną decyzją za skorzystaniem z tego rozwiązania były korzyści finansowe, zredukowanie kosztów, zapewnienie firmie bezpieczeństwa oraz wysoka jakość procesów biznesowych. Dodatkowo, prawe 78% ankietowanych doceniła również fakt, przeniesienie odpowiedzialności za poprawne działanie infrastruktury informatycznej na zewnętrznego dostawcę.  

Specjalistyczna wiedza i know-how.

Zatrudniając specjalistów IT, każda organizacja musi wziąć pod uwagę nie tylko oczywiste koszty takie jak wynagrodzenie, procesy HR czy obsługę administracyjną. Powinna również zaplanować plan rozwoju pracownika, który będzie tożsamy z ewolucją przedsiębiorstwa na potrzeby zmieniającego się rynku. Jeżeli do tego wszystkiego dodamy czasowe przestoje z powodu chorób, odejścia pracowników lub także nietrafiony proces rekrutacji to w większości przypadków może się okazać, że zatrudnienie na stałe specjalistę IT nie będzie dobrą decyzją. Co więcej, różnorodność obszaru IT, wymagają często bardzo specjalistycznych kompetencji. Nie zawsze paro-osobowy zespół IT będzie w stanie zapewnić wymaganą obsługę. Według wspomnianego raportu, blisko 90% przedsiębiorców podkreśla wartość dostępu do specjalistycznej wiedzy i know-how jako ogromną przewagę outsourcingu.

Stały koszt oraz stabilna infrastruktura.

Budowa profesjonalnej infrastruktury IT to koszt często ponad 500.000 zł natomiast samo jej miesięczne utrzymanie to wydatek rzędu 30.000 zł. Czy inwestycja we własną infrastrukturę IT jest niezbędna? Naszym zdaniem nie!
Posiłkując się outsourcingiem, firma z góry pozna całkowity koszt, jakie będzie musiała ponieść zgodnie z wybranym standardem. Dodatkowo korzystanie z wyspecjalizowanych data center sprawi, że Twoja firma będzie mogła liczyć na szybki, nowoczesny i wydajny sprzęt. Co więcej firmy outsourcingowe zrekompensują ewentualne straty wynikające z problemów technicznych!

Funkcjonowanie Twojego biznesu zależy od bezpieczeństwa obszaru IT.

Jeśli Twoja firma w dużej mierze opiera się na IT, powolna lub całkowita awaria systemów może mieć dramatyczny wpływ na jej kluczowe obszary. Brak możliwości rezerwacji usługi? Awaria platformy płatniczej? To tylko dwie możliwości z wielu, które zdarzają się codziennie. Jako przedsiębiorca nie musisz poświęcać ogromnych ilości czasu i wysiłku na utrzymanie swojej infrastruktury IT a tym samym zapewnienie ciągłości usługi. Outsourcing IT to gwarancja większego bezpieczeństwa i jakości usług. Profesjonalne firmy outsourcingowe zapewniają w umowie czas, w jakim nastąpi reakcja na daną usterkę a także jej ostatecznie usunięcie.

Czy outsourcing jest dla Ciebie?

Podsumowując, usługi outsourcingowe powinny być precyzyjnie dopasowane do potrzeb biznesu. Dostosowany tak, by uzupełniał istniejące zasoby i delegował część lub cały ciężar utrzymania infrastruktury informatycznej, dzięki czemu usługobiorca może czuć się bezpiecznie i skoncentrować się na kluczowych kwestiach prowadzonego przez siebie biznesu.

Warto przeczytać!