Jak wygenerować protokół przekazania w Axence nVision?
Moduł Inventory to jeden z sześciu modułów, który w nasze ręce oddają twórcy oprogramowania Axence nVision.
Każdy z modułów odpowiada za całkowicie inny obszar funkcjonalności lecz mają jedną część wspólną a jest to – ułatwienie codziennej pracy zespołom IT.
Moduł Inventory to m.in:
– kompleksowe zarządzanie zasobami, za które odpowiada dział IT,
– wygodne prowadzenie rejestru wszystkich akcji serwisowych,
– łatwe budowanie relacje pomiędzy urządzeniami-zasobami-użytkownikami-dokumentemi,
– rozbudowany system zarządzania aplikacjami i licencjami
– ułatwienie dla wielu wymogów formalno-prawnych tj. Rekom D KNF, KRI czy RODO,
– oraz wiele innych przydatnych funkcjonalności
Więcej informacji o module Inventory
Protokół zdawczo-odbiorczy. Najważniejszy dokument w organizacji?
Protokół zdawczy jest kluczowym dokument w organizacji w momencie przekazania danego zasobu. To właśnie to poświadczenie potwierdza przyjęcie przez pracownika urządzenia, akceptację jego stanu technicznego a także wymusza na użytkownika dbania o sprzęt w trakcie użytkowania. To niesamowite jak jeden dokument – poprawnie przygotowany – może pomóc przestrzegać wcześniej ustalonych zasad w organizacji.
W dzisiejszym poradniku skupimy się na wygenerowaniu protokołu zdawczego oraz ustawieniach stałych protokołów. Oczywiście wszystkie działania wykonamy w oprogramowaniu Axence nVision a dokładnie w module Inventory.
W „USTAWIENIACH ZASOBÓW” znajdziemy wszystkie niezbędne parametry aby zaprojektować własny moduł Inventory w obszarze zarządzania zasobami. To właśnie tam znajdziemy interesujący nas parametr „USTAWIENIA PROTOKOŁÓW”.
Protokół przekazania to funkcjonalność pozwalająca w pliku .pdf wygenerować odpowiedni dokument, potwierdzający wydanie i przyjęcie przez użytkownika sprzętu na jego odpowiedzialność. Dokument przekazania możemy oczywiście spersonalizować wg. wcześniej ustalonych kryteriów. Możemy dodać nasze firmowe logo oraz najważniejsze dane firmowe. W protokole powinniśmy umieścić również informacje o najważniejszych zasadach lub też regulaminie, który ma być przestrzegany przez użytkownika wobec zasobu za który będzie odpowiadał. Dodatkowo możemy zdefiniować, które charakterystyczne pola opisowe poszczególnych zasobów zawsze muszą znaleźć się na naszym protokole. Są to m.in: data zakupu, gwarancja do, wartość, lokalizacja, numer seryjny i wiele innych.
Jak wygenerować protokół przekazania w Axence nVision?
Mając ustalone ustawienia docelowe protokołów może zabrać się za generowanie protokołu. W tym celu klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na zdefiniowany zasób otworzy się jego kartoteka. W oknie znajdują się wszystkie niezbędne informacje opisujące dane urządzenie. W widoku „OGÓLNE” znajdują się ogólne informacje zasobu. To właśnie tam znajdziemy pole „OSOBA ODPOWIEDZIALNA” czyli miejsce w którym możemy wskazać, który z naszych pracowników fizycznie odpowiada za to co dzieje się z tym zasobem.
Wybierając opcję „PRZEKAŻ” przypisujemy pracownikowi zasób, który planujemy wydać. System automatycznie przypomni nam, że warto od razu przygotować protokół przekazania. Oczywiście warto skorzystać z tej sugestii. Naszym oczom pojawi się kreator, który co ważne zostanie uzupełniony o wszystkie pola, które uzupełniliśmy wcześniej w „USTAWENIACH PROTOKOŁÓW”. Dodatkowo możemy zdefiniować takie informacje jak; numer protokoły, uwagi końcowe lub też edytować wcześniej ustawione parametry. Po wypełnieniu wszystkich dla nas niezbędnych danych jesteśmy gotowy do wygenerowania protokół a następnie zapisania dokumentu formacie .pdf. Tak przygotowany protokół możemy wydrukować, przekazać pracownikowi do podpisu a następnie zeskanować i dodać z powrotem do naszego systemu w oprogramowaniu Axence nVision.
Co niezwykle istotne, system automatycznie podmieni dane osoby, która od momentu podpisania protokołu będzie odpowiadała za użytkowanie zasobu.
Wydając sprzęt użytkownikowi warto na koniec dodać odpowiednią czynność w rejestrze czynności powiązanych z tym zasobem. Finalna operacja zmiany właściciela danego zasobu kończy się zmianą jego statusu z statusu NOWY na status W UŻYCIU.
BONUS: Przykładowe informacje zawarte w protokole zdawczo-odbiorczym:
Co warto umieścić w protokole przekazania? Poniżej przedstawiamy jeden z wariantów:
1. Pracownik przyjmuje na siebie, poczynając od dnia podpisania protokołu odpowiedzialność materialną za powierzone mu protokołem mienie pracodawcy,
2. Powyższe mienie przeznaczone jest tylko do wykonywania czynności służbowych zgodnie z instrukcjami opisanymi w załączniku do Polityki Bezpieczeństwa Informacji.
3. Pracownik zobowiązany jest do rozliczania się z powierzonego mu mienia na każde żądanie pracodawcy.
4. W przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub utraty w/w mienia pracownik zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania o tym fakcie pracodawcy.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Moduł Inventory – wszystkie zasoby w jednym miejscu.
W dzisiejszym poradniku omówiliśmy zaledwie jedną z wielu funkcji modułu Inventory. Mamy ogromną nadzieję, że przysłuży się on Państwu do wdrożenia u sobie czynności, które zademonstrowaliśmy w artykule. Całkowity czas utworzenia dokumentu nie powinien przekroczyć 10 min a to oznacza, że przy minimalnej inwestycji czasu możemy wprowadzić w szeregi naszej organizacji ład i porządek. Zachęcamy Państwa do eksploracji narzędzia jakim jest oprogramowanie Axence nVision a przedewszytskim wdrażania u siebie funkcjonalności poszczególnych modułów.
