Aktualności

Usługi informatyczne – co to jest i dlaczego są nam potrzebny? Wszyscy wiemy, że sukces i rozwój każdej firmy zależy od wielu czynników tj. jej jakości i efektywności, zdolności do wprowadzania innowacji i szybkiego znajdowania skutecznych rozwiązań problemów. I nic w tym dziwnego, bo im efektywniej pracuje każdy dział w firmie, tym lepiej radzi sobie biznes. Dlatego też istnieje pewna konieczność zatrudnienia specjalistów, którzy zapewnią właściwą kontrolę nad procesami informatycznymi. Jak jednak wybrać odpowiednią firmę outsourcingowe? Czym tak naprawdę jest outsourcing zewnętrzny? I czy w ogóle warto zlecać działania na zewnątrz? Na te oraz i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule. 

Usługi informatyczne – czyli co dokładnie?

Pojęcie „usługi informatyczne” to pojęcie, które nie łatwo zdefiniować w jednym zdaniu – zwłaszcza w dzisiejszych czasach gdy rozwój i postęp technologiczny nabrał takiego tempa, że definicja z dnia na dzień cały czas się poszerza. Można jednak się pokusić i powiedzieć, że usługi informatyczne to wszystkie usługi związane ze sprzętem komputerowym, oprogramowaniem, technologią, przetwarzaniem danych i bezpieczeństwem w cyfrowym świecie.

Co myślisz gdy słyszysz o profesjonaliście IT? Czy wyobrażasz sobie kogoś, kto lutuje zepsuty sprzęt lub naprawia komputer, aby przywrócić go do działania? Czy może Twój umysł automatycznie przechodzi do wsparcia oprogramowania, administracji serwerów, projektowania stron internetowych, sieci … Choć nadal w społeczeństwie można spotkać się ze stereotypowym postrzeganiem informatyka głównie jako serwisanta sprzętu, to warto pamiętać, że ich usługi są znacznie szersze.
Usługi informatyczne są tak różnorodne, że trudno podać ich pełną listę. W tym artykule ograniczymy się do najbardziej popularnych rodzajów usług:

1. Zarządzanie sieciami komputerowymi
2. Monitoring bezpieczeństwa infrastruktury IT
3. Backup i ochrona danych
4. Administracja serwerami
5. Bieżące usuwanie awarii
6. Monitoring procesów informatycznych
7. Wsparcie użytkowników
8. Usługa doradztwa
9. Obsługa systemów operacyjnych
10. Planowane inwestycji informatycznych
11. Audyt informatyczny
12. Szkolenia pracowników
13. Proces integracji systemów IT
14. Konsultacje z zakresu wykorzystywania najnowszych technologii IT.
15. Wsparcie przy wdrożeniu nowych systemów oraz procesów IT w firmie.

Usługi informatyczne przybierają różny charakter, skalę oraz mogą dotyczyć zupełnie różnych obszarów oraz procesów. Dodatkowo nie każda z nich jest wykonywana jednorazowo. Co więcej, część z nich powinna być przeprowadzona regularnie w cyklicznych odstępach czasowych.

Głównym czynnikiem wyboru danej usługi jest oczywiście konkretna potrzeba danej organizacji lub też poszczególnych osób. Skala potrzeb na usługi informatyczne jest wysoce skorelowana z wielkością danej firmy co oznacza że im większe przedsiębiorstwo tym więcej usług informatycznych będzie potrzebować. Już dawno skończyły się czasy kiedy to z usług informatycznych korzystały wyłącznie firmy branży nowych technologii.

W dzisiejszych czasach każda firma która chce się rozwijać a tym samym być konkurencyjna na rynku powinna korzystać z rozwiązań technologicznych. Od tak podstawowych jak możliwość zarezerwowania wizyty w danym punkcie np. dzięki aplikacji lub stronie www po tak poważne jak cyberbezpieczeństwo,  utrzymanie serwerów Itp.. Co ważne usługi informatyczne powinny być bardzo elastyczne dzięki czemu jesteśmy w stanie dostosować je do różnych środowisk. Każda usługa powinna być przygotowana a następnie dostosowana pod indywidualne potrzeby i oczekiwania danej firmy lub też osoby.

Jeżeli po głębokiej analizie własnych potrzeb zdajecie sobie sprawę już co potrzebujecie oraz z czego ma się składać usługa to oznacza to że, ta cięższa praca została już wykonana. Teraz tylko musimy się zastanowić czy chcemy zatrudnić samodzielnego informatyka czy też skorzystać z usług zewnętrznych – outsourcingu IT. Postarajmy się wspólnie odpowiedzieć na to pytanie.

Outsourcing IT czy własny informatyk – oto jest pytanie?

Outsourcing IT to nic innego jak przekazanie zewnętrznej firmie możliwości zarządzania firmową infrastrukturą IT. Innymi słowy pozwalamy specjalistom zająć się obszarem w którym my aktualnie nie posiadamy wiedzy lub też wsparcie. Z drugiej strony mając w swoich szeregach już informatyka nie przekreśla to możliwości skorzystania z dobrodziejstw outsourcingu. Jest to szczególnie ważne w dużych firmach gdzie ilość obszarów jest często przytłaczająca a nie ma chyba specjalisty który znałby się na wszystkim i miał możliwość zaopiekowania się sposób kompleksowy całym zapleczem informatyczne. 

Większość firm, które świadczą swoje usługi na zewnątrz w ramach outsourcingu posiada w swoim zespole specjalistów z wielu dziedzin. Sytuacja ta pozwala więc klientowi rozeznać się w którym obszarze posiadamy największe braki a następnie uzupełnić je specjalistą z wymaganymi umiejętnościami.

Częstym pytaniem, które dostajemy od naszych klientów jest to czy posiadając już w swoim zespole informatyka a nawet i kilku warto korzystać z zewnętrznych usług informatycznych. Naszym zdaniem sytuację tę można zgrabnie połączyć poprzez rozdzielenie poszczególnych zadań między jednych i drugich. Nie ma co ukrywać że dla firm outsourcingowych sytuacja ta jest bardzo korzystna choćby dlatego że nie trzeba każdorazowo tłumaczyć pewnych branżowych pojęć, a o wiele łatwiej i sprawniej komunikuje się z osobą która posiada już wiedzą oraz zaplecze techniczne. Nie ma jednak co ukrywać, że nie każdą firmę stać na zatrudnienie na stałe informatyka. Zatrudnienie własnego informatyka bez wątpienia jest drogie. Mając we własnej firmie informatyka będziemy musieli nie tylko zatroszczyć się o jego pensję (która, często jest kilkukrotnie większe aniżeli koszt usługi outsourcingowej) ale również pamiętać o takich kwestiach jak dodatkowe wyposażenie, dodatkowe miejsce pracy a do tego dochodzą formalności organizacyjne, kadrowe czy też księgowe.

Jakie są naprawdę koszty outsourcingu? Naszym zdaniem wycena powinna opierać się między innymi na ilości stanowisk, urządzeń, rodzaju oprogramowania czy też administracji serwerami. Prawidłowa wycena powinna być przygotowana w oparciu o indywidualne potrzebne dane firmy. Dzięki takiemu podejściu klient ma pewność że płacić za to co faktycznie potrzebuje. 

Na co zatem się zdecydować? Własny informatyk a może korzystanie z usług zewnętrznych? No tak postawione pytanie nie ma jednej słusznej odpowiedzi. Naszym zdaniem każde z powyższych rozwiązań ma swoje zalety jaki wady. Najgorszym rozwiązaniem na jakie możemy się zdecydować to pozostawienie przedsiębiorstwa całkowicie bez żadnej opieki informatycznej.
Kluczem do osiągnięcia zamierzonego celu jest kompleksowa analiza potrzeb a następnie dobór odpowiedniego narzędzia. W niektórych sytuacjach całkowicie wystarczający będzie samodzielny informatyk w firmie. Jednak czasem może się okazać, że nie będziemy w stanie obejść się bez konieczności zatrudnienia firmy z zewnątrz bądź też skorzystania kompleksowego outsourcingu.

Specjalnie dla Was postanowili zebrać kilka ważnych argumentów które przemawiają za korzyściami wyboru outsourcingu.

Jakie korzyści wynikają z outsourcingu?

1. Mniejszy koszt niż utrzymanie na stałe własnego informatyka.
2. Przeniesienie odpowiedzialności za jakość informatycznych usług na inny podmiot.
3. Często nieograniczony wybór i zakres usług informatycznych.
4. Elastyczne indywidualne warunki współpracy.
5. Możliwość w każdej chwili rozszerzenia współpracy o nowe usługi w momencie zapotrzebowania.
6. Zamiast wiedzy jednego informatyka wykupujemy dostęp do wiedzy do całego zespołu.
7. Doświadczenie zdobyte przez lata pracy z klientem które może przełożyć się na jakość wprowadzonych rozwiązań rozwiązań.
8. Dostęp do najnowszych rozwiązań IT.
9. Możliwość skoncentrowania się na najważniejszych obszarach rozwoju przedsiębiorstwa.

Kiedy warto skorzystać z usług IT?

1. Gdy zauważysz możliwość do poprawy i optymalizacji wybranych procesów w firmie.
2. Powstanie nowych stanowisk pracy a tym samym zakup sprzętu komputerowego lub oprogramowania, które trzeba skomunikować z już istniejących środowiskiem.
3. Gdy w życie wchodzą nowe przepisy które wymagają znaczących zmian w organizacji firmy np. RODO.
4. Gdy jesteś świadom czyhającym niebezpieczeństw i chcesz zabezpieczyć swój biznes np. przed cyberprzestępczością.
5. Gdy nadszedł czas aby poszerzyć swoją ofertę lub też rozwinąć dane dział firmie.
6. Gdy zależy ci na dostępie do fachowej wiedzy oraz bieżącego niemal natychmiastowego wsparcia technicznego
7. Gdy planujesz zakup lub też wymianę sprzętu, oprogramowania.
8. Gdy jesteś świadom tego że każda przerwa w działalności twojej firmy może doprowadzić do kosztownych strat a ty chcesz się przed ewentualnymi awariami zabezpieczyć.

Często zapomnianą korzyścią jaką kupujemy poprzez zatrudnienia zewnętrznej firmy jest czas. Samodzielna próba rozwiązywania napotkanych problemów może doprowadzić do jeszcze większej usterki, a tym samym możemy skutecznie zdezorganizować wiele obszarów naszej działalności. Skuteczne wsparcie informatyków gwarantuje nam szybką naprawię istniejącego problemu oraz możliwość uniknięcia ich w przyszłości.

Czym się kierować przy wyborze firmy informatycznej?

Jak w każdej branży – na rynku znajduje się naprawdę dużo firm, które są w stanie świadczyć usługi informatyczne na zasadzie outsourcingu. Wiele z nich jest godna polecenia ale jak zawsze znajdą się również i takie, które powinniśmy omijać szerokim łukiem. Nie ma co ukrywać że wybór odpowiedniej firmy jest zadaniem niełatwym – natomiast warto poświęcić czas i zrobić wszystko co w naszej mocy aby wybór okazał się w późniejszej perspektywie czasu słuszny. Czas i wysiłek jaki włożymy w poszukiwanie a następnie weryfikacji firmy IT zwróci się wielokrotnie w późniejszym okresie. A co najważniejsze pozyskamy solidnego partnera biznesowego.

Na jakie rzeczy warto zwrócić uwagę wybierając firmę informatyczną?

Doświadczenia – jak długo dana firma jest już na rynku? Czym się specjalizuje oraz jakie sukcesy ma na swoim koncie? Czy dzieli się zarówno sukcesami jaki porażkami. Czy na stronie WWW jesteśmy w stanie sprawdzić z jakimi wyzwaniami dana firma musiała się zmierzyć oraz oraz jakimi efektami? Takie dane niejednokrotnie mogą dać nam bardzo szczegółowy obraz funkcjonowania firmy.

Aktualna wiedza specjalistów – czy osoby wydelegowane do pomocy naszej firmie posiadają fachową / specjalistyczną wiedzę? Czy ludzie którzy finalnie mają się opiekować naszą firmą są kompetentni w obszarze w, którym potrzebujemy pomocy – innymi słowy musimy mieć 100% przekonanie że wsparcie IT jakie otrzymamy jest najwyższej jakości.

Bezpieczeństwo – temat często niestety bagatelizowane. Wybierając firmę IT musimy mieć pewność że nasze dane zostaną obsłużony w sposób bezpieczny, niezagrażający dalszemu funkcjonowania firmy. Warto zapytać się czy firma ma już wcześniej wypracowane standardy oraz jakie ewentualnie narzędzia może wdrożyć.

Podejście do współpracy oraz zaangażowanie. Już na samym początku warto sprawdzić jak dana firma podchodzi do nowego klienta. Czy nasze zapytania, ewentualne obawy są traktowane w sposób odpowiedni? Czy uzyskane odpowiedzi są dla nas kompleksowe oraz zadowalające? Jakie podejście ma firma do klientów, rozmów oraz trudnych pytań. Pierwsze wrażenie jest niezwykle ważne i może przesądzić o wyborze firmy.

Zespół ludzi. Mimo że umowę podpisujemy z firmą to warto pamiętać że nasza współpraca będzie opierała się na relacjach międzyludzkich. Dlatego tak ważna jest możliwość poznania zespołu z którym potencjalnie będziemy pracować. Naszym zdaniem warto umówić się na spotkanie. Dobrym pomysłem jest jest również skorzystanie z jednorazowej usługi w celu sprawdzenia jak nasza współpraca będzie mogło wyglądać momencie podjęcia stałe współpracę.

Specjalizacja. Jeśli dana firma ma w swoim portfolio interesujący nas zakres usług to będzie to naprawdę dobry znak. Jeżeli firma działa w podobnej branży lub też miała do czynienia z podobnymi problemami to jest wysoce prawdopodobny że zna specyfikę branży oraz ma też wypracowane rozwiązania i narzędzia które sprawdzają się w danym środowisku.

Dobra organizacja pracy. Nic tak nie denerwuje jak chaos panujące w danej organizacji. Pamiętajmy że dobra organizacja pracy może mieć niebagatelny wpływ na efektywność pracy i obsługi IT. Już na samym początku zwracajmy uwagę na takie aspekty jak szybkość otrzymania kontaktu na nasze zapytanie. Czy otrzymana odpowiedź była dla nas zadowalające i odpowiadała na wszelkie detale naszego naszego zapytania? Dodatkowo warto sprawdzić czy dana firma posiada sprawdzone rozwiązania w postaci Helpdesk, obsługi klienta a także nagłego systemu reagowania w przypadku zaistniałej awarii. 

Opinie. Warto wziąć pod uwagę każdą opiniem którą jesteśmy w stanie znaleźć w sieci. Opinie klientów są bardzo wartościowym źródłem wiedzy lecz jeszcze większą moc mają uzyskane referencje lub też polecenia od osób które współpracowały już z daną firmą.

Nastawienie na rozwój. Już na samym początku warto sprawdzić czy firma śledzi zmieniające się trendy, zna aktualny standardy oraz czy rozwija swoją ofertę. Na początku ten aspekt jest często pomijany natomiast w późniejszym okresie może okazać się że dzięki podjęciu współpracy z odpowiednią firmą nasze przedsiębiorstwo będzie w stanie rosnąć sposób wykładniczej ze względu na wdrażanie odpowiednich systemów.

Mamy ogromną nadzieję, że dzisiejsze podsumowanie ułatwi Wam zrozumienie własnych potrzeb, jak również wybranie odpowiednich usług informatycznych do waszych firm!
Dziękujemy za poświęcony czas i mamy nadzieję, że jeszcze się spotkamy!